Maillerin Spama Düşmesini Önleme: 14 Etkili Çözüm
En deneyimli e-posta pazarlamacıları bile zaman zaman e-posta teslim sorunları yaşar ve böyle bir durumda maillerin spama düşmesini önlemek adına gerekli sorun çözme adımlarını uygular. Bu kılavuzda, maillerinizi spam filtrelerinden korumak ve alıcılarınıza sorunsuzca ulaşmasını sağlamak için en temel stratejileri derledik.
Maillerin Spama Düşmesini Önleme Yolları
İşte, mallerin spama düşmesini engellemek ya da en aza indirmek için dikkat edilmesi gerekenler:
1. Kurumsal bir e-posta adresi kullanın
İşletme adınızla eşleşen bir kurumsal şirket maili açma, müşterilerinizin sizi hatırlamasını kolaylaştırarak markanızı güçlendirir. Ayrıca müşterilerin, gmail veya hotmail gibi ücretsiz sağlayıcılardan ziyade profesyonel e-posta adreslerinden gelen e-postaları açma olasılığı daha yüksektir. Bu sayede maillerinizin spama düşme riski de azalmış olur. (bkz: Şirket Maili Açma: Ücretsiz Kurumsal Mail Adresi Alma).
2. Anti-spam düzenlemelerine uyun
Bilmeniz gereken en önemli anti-spam mevzuatı şudur:
- CAN-SPAM Yasası– Bir abonenin pazarlama e-posta mesajlarına açıkça katılmasını sağlamanız, e-postanızın uygun şekilde etiketlenmesi ve gizlilik politikası bağlantıları ile fiziksel bir adres içermesi gerektiğini belirtir.
- Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR)– Herhangi bir pazarlama iletişimi göndermeden önce abonelerinizden açık onay almanız ve bu onayın bir kaydını tutmanızı gerektirir.
- Kanada Anti-Spam Yasası (CASL)– Kanada Anti-Spam Yasası (CASL), gönderenler ve alıcılar arasında daha şeffaf bir ilişki yaratmayı amaçlayarak CAN-SPAM’a benzer bir işlev görür.
- California Tüketici Koruma Yasası (CCPA)– Tüketicilere verilerinin kullanımı üzerinde daha fazla kontrol sağlıyor. Ancak, yalnızca belirli kategorilere giren işletmeler için geçerlidir.
- Kişisel Verileri Koruma Kurumu (KVKK)– Kişisel verilerin korunmasını sağlamak ve gözetmek için Türkiye’de kurulmuş olan düzenleyici ve denetleyici bir kurumdur.
3. E-postanınızı doğrulayın
E-posta kimlik doğrulaması meşru e-postalar gönderdiğinizi doğrulamak için önemlidir. Gelen kutusu sağlayıcıları, kimliği doğrulanmamış postadan ziyade kimliği doğrulanmış postaya daha çok güvenir ve bu mesajları doğrudan gelen kutusuna iletir. Aşağıdaki 4 yöntem ile e-postanızı doğrulayabilirsiniz:
- SPF– Sizin adınıza e-posta gönderebilecek alan adlarını ve IP adreslerini belirten bir tür DNS TXT kaydıdır.
- DKIM– Gönderici kimliğinizi doğrulayan bir dijital imza ekler.
- DMARC– Kimliğinizi doğrulamak ve kimlik doğrulama kontrolünde başarısız olan bir e-postanın nasıl ele alınacağını belirlemek için SPF ve DKIM’i temel alır.
- BIMI– İşletmenizin logosunu e-postalarınıza ekleyerek alıcılar için daha tanınır hale getirir. (Bkz: BIMI Nedir ve E-posta Teslim Edilebilirliğini Nasıl Etkiler?)
Daha önce yapmadıysanız, bu kimlik doğrulama protokollerini ayarlayarak başkalarının e-posta adresinizi taklit edip spam göndermek için kullanmasını önleyebilirsiniz.
4. IP/Alan adı itibarını doğrulayın
Spam filtreleri IP’niz veya alan adınızla ilgili şüpheli bir şey fark ettiğinde, e-postalarınız Spam klasörüne düşecektir. Bu durumda, IP’nizin veya alan adınızın itibarına atıfta bulunan bir hata mesajı alırsınız. Alan adınızın veya IP adresinizin Gerçek Zamanlı Kara Delik Listesi (RBL) veya Alan Adı Sistemi Tabanlı Kara Delik Listesi (DNSBL) altında listelenip listelenmediğini kontrol etmek için kullanabileceğiniz çevrimiçi olarak bir dizi araç mevcuttur. MxToolBox, MultiRBL, AntiAbuse vb.’yi inceleyebilirsiniz.
5. Çift katılım kullanın
Maiilerinizin ulaşılabilirliği konusunda endişeleniyorsanız, tekli onay yerine çift onay yani çift katılım (double opt-in) kullanmak en doğru yoldur. Çift onay, abonenin e-posta listenizde gerçekten yer almak istediğini onaylamasını gerektirir. Sahte e-posta adresleri veren kişiler, spam gönderenler ve botlar onay mailine tıklamayacaktır. Birisi o onay mailine tıkladığında, listenizde olmak isteyen gerçek bir kişi olduğunu bilirsiniz. Bu durum daha yüksek etkileşim oranları, daha az spam şikayeti ve e-posta pazarlamasının diğer ek avantajlarıyla sonuçlanacaktır.
6. Mail listeleri satın almaktan, kiralamaktan veya kazımaktan kaçının
Liste oluşturma sürecini kısaltmak cazip gelebilir, ancak bunu e-posta satın alarak veya toplayarak yapmak sizi doğrudan spam’e götürebilir. Bu listeler genellikle işlevsiz adresler veya sizden haber almayı asla kabul etmemiş kullanıcılar içerir, bunların ikisi de filtrelere spam sinyalleridir. İşletmeniz tarafından organik olarak oluşturulmayan herhangi bir liste, gönderen itibarınızı zedeleme riskine yol açar.
7. Spam filtrelerini tetikleyen kelime ve ifadeleri kullanmaktan kaçının
Belirli kelimeler ve ifadeler spam filtreleri için kırmızı bayrak görevi görür. ‘Acil’, ‘ücretsiz’ ve ‘hemen harekete geç’ gibi terimler yaygın spam tetikleyici kelimelerdir. Bu ifadeleri kullanmak direkt spam olarak işaretlenmenize neden olmaz, ancak incelemeye takılmanıza neden olabilir. Ek olarak, e-posta pazarlama yaparken içerik ve konu satırında hileli satış tekniklerinden kaçının.
8. Özel IP adresi kullanmayı düşünün
Maillerinizin spama düşme nedeni kullandığınız paylaşımlı e-posta ağıyla ilgili olabilir. Ağın başka bir kullanıcısı bir kez istenmeyen bir e-posta göndermişse, tüm IP adresi itibarını kaybeder. IP adresi spam filtreleri tarafından güvenilmez kabul edildiğinde, e-posta kampanyalarınız da bundan etkilenir. Bu nedenle, kendi özel veya adanmış IP adresinize sahip olmanız ve ayrıca posta sunucunuzun IP adresine geçerli bir PTR veya rDNS kaydı eklemeniz bu konuda büyük fark yaratabilir.
9. Abonelerden e-posta adresinizi beyaz listeye eklemelerini isteyin
Listenize yeni aboneler aldığınızda, onlardan e-posta adresinizi kişilerine eklemelerini isteyebilirsiniz. Aboneler sizi aktif olarak “spam değil” olarak işaretlediğinde, bu İSS’lere meşru olduğunuzu bildirir. “Lütfen bizi kişilerinize ekleyin” veya “e-postalarımızın spam klasörüne düşmediğinden emin olmak için bizi güvenilir gönderenler listenize ekleyin” gibi ifadeler onları doğru bir şekilde yönlendirmenize yardımcı olabilir.
10. E-posta listenizi düzenli olarak temizleyin
Düzenli liste bakımı, düşük etkileşimi ve bunun gönderici itibarınız üzerindeki etkisini önlemeye yardımcı olur. Etkileşimde bulunmayan kullanıcıları, geri dönen e-postaları ve diğer spam tuzaklarını kaldırmak, listenizi temizlemenin en etkili yollarından bazılarıdır.
Bazen, listenizdeki etkileşimsiz aboneleri kurtaracak hiçbir şey yoktur. Böyle bir durumda, onları mail listenizden çıkarmanız daha doğru olur. Bunu yapmadan önce, bir yeniden etkinleştirme kampanyası gönderin. Bir süredir etkileşimde bulunmayan abonelere e-posta almaya devam etmek isteyip istemediklerini sorun. Listeden çıkmak istediklerini söyleyenleri veya yanıt vermeyenleri kaldırın.
11. E-posta etkileşim ölçümlerini izleyin
Ölçümler ve e-posta performansı, e-posta programınızın nasıl ilerlediğini ve geliştiğini takip etmenize yardımcı olur. Bu nedenle spam şikayetleri, açma oranları, tıklama oranları, teslimat oranları gibi ölçümler düzenli takip edilmelidir.
Bu ölçümleri izlemeye başladığınızda, olumsuz eğilimler fark ederseniz paniğe kapılmayın. Yapabileceğiniz en önemli şey, sorunu çözmek için hızlı ve sakin bir şekilde hareket etmektir. Örneğin, açılma oranlarının düşmesi durumunda, konu satırlarınızı ve e-posta sıklığınızı gözden geçirin . Bu 2 değişken genellikle bu ölçüm üzerinde en fazla etkiye sahiptir.
12. İlgili içerik gönderin
İnsanların okumak, tıklamak ve yanıtlamak isteyeceği e-postaları ne kadar çok gönderirseniz, genel iletilebilirliğiniz o kadar iyi olur. Amaçsızca göndermek, etkileşiminizin zarar görmesine neden olabilir. Gönderdiğiniz e-postalar alıcılarınızda yankı uyandırmalıdır. Aksi takdirde, görmezden gelinme veya spam’e gönderilme riski vardır.
En çok etkileşim kuran abonelerinize daha fazla e-posta göndermeyi düşünün – buna sinyal yükseltme denir. Arada sırada, örneğin altı ay, bir yıl ve iki yıldır hiçbir e-postayla etkileşime girmeyen tüm kişileri belirleyin. Her gruba azalan sırayla daha az e-posta gönderin. Bu, gönderdiğiniz e-postalar için açılma ve tıklama oranlarınızı sürdürmenize yardımcı olacaktır.
13. E-postalarınızı bölümlere ayırın ve kişiselleştirin
E-posta listenizi segmentlere ayırmak ve içeriği kişiselleştirmek, her abone için özel olarak hazırlanmış gibi görünen e-postalar göndermenizi sağlar. Bu, etkileşim oranlarınızı artırır ve alıcılarınızın mesajlarınızı spam olarak işaretleme olasılığını azaltır.
Kişiselleştirme, e-postaya bir abonenin adını eklemekten daha fazlasıdır. Doğrudan ilgi alanlarına hitap eden içerikler oluşturmakla ilgilidir. Her segment için önemli olan içeriklerle e-postalarınızı özelleştirmek için veri odaklı içgörüleri kullanın. İster kullanımlarıyla alakalı bir ürün güncellemesi, ister iş hedefleriyle uyumlu faydalı bir ipucu olsun, kişiselleştirilmiş dokunuşlar e-postalarınızı görmezden gelinemeyecek kadar iyi ve spam olarak işaretlenemeyecek kadar alakalı hale getirebilir.
14. Tek tıklamayla aboneliği iptal etme seçeneği sunun
Abonelik iptali, aboneleriniz için mümkün olduğunca kolay olmalıdır. Abonelikten çıkma bağlantısı eklememek yalnızca anti-spam yasalarını ihlal etmez, aynı zamanda bir abone için “çıkış” yolunun sizi spam olarak işaretlemesi anlamına gelir ki bu durum sıklıkla yaşanırsa itibarınız zedelenebilir.
E-postalar Neden Spama Düşer?
Bir e-postanın spam klasörüne neden düştüğü her zaman net değildir, ancak spam filtreleri asla sebepsiz değildir; yaygın spam davranışları gösteren ‘şüpheli’ e-postaları elemek üzere programlanmıştır. Maillerin spama düşmesinin en yaygın nedenlerinden bazıları şunlardır:
- İçerik Kalitesi: E-postanızda kötü dil bilgisi, yazım hataları veya uygun olmayan grafikler varsa spam olarak değerlendirilebilir.
- IP veya Alan Adı İtibarı: Gönderenin IP adresinin itibarı önemli bir rol oynar. Yeni veya daha önce spam ile ilişkilendirilmiş bir IP adresi sorun yaratabilir.
- Etkileşim Oranları: E-postalarınız sürekli olarak düşük açılma oranları veya yüksek spam şikayetleri alıyorsa, bu durum filtrelere içeriğinizin hoş karşılanmadığı anlamına gelir.
- Kara Listeye Alınan İfadeler: “Ücretsiz”, “ödül”, “free” veya “acil” gibi belirli kelimelerin spam filtrelerini tetiklediği bilinmektedir.
- Aldatıcı İçerik: Yanıltıcı konu satırları veya dürüst olmayan içerikler epostanızın spam klasörüne gitmesine neden olabilir.
- E-posta Kimlik Doğrulaması: E-postanızı düzgün bir şekilde doğrulamazsanız, spam olarak işaretlenme riskiniz artar. Bunun gerçekleşme olasılığını azaltmak için, e-postanın geçerliliğini doğrulamak üzere DKIM ve SPF gibi kimlik doğrulama yöntemlerini kullanabilirsiniz.
Spam Filtreleri Nasıl Çalışır?
Spam Puanları, gelen e-postanın spam olup olmadığını belirlemek için kullanılır. Her e-posta servis sağlayıcısının Spam Puanını hesaplamak için kullandıkları belirli spam filtreleme teknikleri, sistemleri ve algoritmaları vardır. Bu arada, diğer ölçütler de Spam Puanını etkiler.
Gelen bir e-posta, Spam Puanı yüksekse spam olarak işaretlenir. İşaretlendikten sonra sistem, onu amaçlanan Gelen Kutusu klasörü yerine Spam veya Önemsiz klasörüne yönlendirir. Sistem ayrıca e-postanın işaretlenmesinin belirli nedenini de ekler. Buna karşılık, Spam Puanı düşükse bir e-postanın Gelen Kutusu klasörüne girmesine izin verilir. Ancak Spam Puanı aşırı yüksekse, posta sunucusu e-postayı gönderene geri gönderir.
Ayrıca okuyun: En İyi E-Posta Pazarlama Araçları